VerdaVoice
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Einrichtung Voice Agent

Erfassungsbogen

Damit Ihr Agent
ans Telefon gehen kann.

Sechs kurze Abschnitte: Ihr Unternehmen, Ihre Telefonie und das, was der Agent für Sie erledigen soll. Rund zehn Minuten – Sie können jederzeit aufhören und später weitermachen, Ihre Eingaben bleiben in diesem Browser erhalten.

Gerade keine Zeit? Rückruf anfordern – wir klären alles Weitere am Telefon.

Abschnitt 1 von 6 · Ihr Unternehmen noch 5 Abschnitte

01 · Ihr Unternehmen

Wer ist am Apparat?

Diese Angaben braucht der Agent für die Begrüßung – und wir, um Sie bei Rückfragen zu erreichen.

So, wie der Agent Ihr Haus am Telefon nennen soll.

Hilft uns beim Formulieren – eine Praxis klingt anders als ein Autohaus.

Von dort lernt der Agent Ihre Leistungen, Öffnungszeiten und Anfahrt – das spart Ihnen Tipparbeit.

Grober Anhaltspunkt, wie viele Anrufe zusammenkommen.

Für Vertrag und Rechnung – der Agent selbst braucht sie nicht.

Wen wir anrufen, wenn wir etwas klären müssen.

Hierhin geht die Bestätigung und später der Zugang zum Kundencenter.

Meist ist eine Frage in zwei Minuten am Telefon geklärt.

02 · Telefonie heute

Wie kommen Anrufe bei Ihnen an?

Jetzt wird es kurz technisch. Wichtig: Sie müssen hier nichts wissen – wählen Sie im Zweifel „weiß ich nicht". Das klären wir mit Ihrem Anbieter, dafür sind wir da.

Steht auf Ihrer Telefonrechnung. Danach richtet sich, wie wir den Agent anschließen.

Steht bei Ihnen ein Kasten im Technikraum, läuft alles über den Router, oder liegt die Anlage beim Anbieter im Netz?

Eine Nummer pro Zeile, gern mit kurzer Bezeichnung dahinter. Mehrere Nummern sind kein Problem.

Wann soll der Agent ans Telefon gehen? *

Die meisten starten mit „nur wenn besetzt ist oder niemand abnimmt" – so geht kein Anruf mehr verloren, und im Alltag ändert sich für Sie nichts.

Wie viele Anrufer gleichzeitig durchkommen sollen, ohne ein Besetztzeichen zu hören.

Eine Schätzung genügt.

Meist nicht nötig: Eine Weiterleitung genügt und ist in Minuten eingerichtet. Ein Umzug der Nummer dauert Wochen.

Haben Sie SIP-Zugangsdaten?

SIP-Zugangsdaten sind Benutzername und Passwort Ihres Telefonanschlusses – ähnlich wie beim WLAN. Damit können wir den Agent direkt anbinden. Falls Sie nicht wissen, wovon die Rede ist: „Weiß ich nicht" ankreuzen, das ist völlig in Ordnung.

Zum Beispiel eine Warteschleife, ein Ansagetext, ein Auswahlmenü („Für Verkauf die 1") oder ein Vertrag, der bald ausläuft.

03 · Aufgaben des Agents

Was soll er für Sie erledigen?

Der spannendste Teil. Je genauer Sie hier sind, desto besser trifft der Agent später den Ton – und desto weniger müssen Sie nacharbeiten.

Mit Pro gekennzeichnete Punkte brauchen eine Anbindung an Ihre Systeme. Kreuzen Sie sie ruhig an – wir besprechen beim Einrichten, was davon für Sie sinnvoll ist. Ohne Anbindung lernt er aus Ihrer Website und Ihren Unterlagen; für sehr individuelle Anbindungen gibt es Enterprise.

Soll er Anrufe annehmen oder auch selbst anrufen? *
Was soll er können? *

Mehrfachauswahl. Fangen Sie ruhig klein an – erweitern lässt sich später jederzeit.

Was soll er vom Anrufer erfragen?

Diese Angaben stehen später in jeder Gesprächsnotiz, die Sie bekommen. Die Kundennummer kann er immer aufnehmen – sie gegen Ihren Kundenstamm prüfen kann er ab Pro.

Die drei häufigsten Gründe genügen. Daran richten wir die Gesprächsführung aus.

Diese Grenzen bauen wir fest ein – der Agent hält sich daran, ausnahmslos.

04 · Stimme & Gesprächsstil

Wie soll er klingen?

Für Ihre Anrufer ist der Agent die Stimme Ihres Hauses. Hier entscheiden Sie, welchen Eindruck er hinterlässt.

Ein Vorname wirkt persönlicher als „der Serviceassistent". Sie können ihn jederzeit ändern.

Wir schicken Ihnen vor dem Start eine Hörprobe.

In welchen Sprachen?

Der Agent erkennt die Sprache am Anrufer und wechselt von selbst.

Der wichtigste Satz überhaupt – ihn hört jeder Anrufer. Lassen Sie das Feld ruhig leer, wenn Sie unsicher sind: Wir schlagen Ihnen einen Text vor, den Sie dann nur noch abnicken.

Danach richtet sich, wann der Agent auf Sie verweist und wann er selbst übernimmt.

Hier liegt oft der größte Gewinn: Anrufe, die sonst ins Leere laufen, werden aufgenommen.

Name, Bereich und Durchwahl. Der Agent stellt dann gezielt durch, statt einfach weiterzuverbinden.

05 · Wissen & Anbindung

Woher weiß er Bescheid?

Zwei Dinge noch: Woher der Agent seine Antworten nimmt – und wohin die Ergebnisse jedes Gesprächs gehen sollen.

Mit Pro gekennzeichnete Punkte brauchen eine Anbindung an Ihre Systeme. Kreuzen Sie sie ruhig an – wir besprechen beim Einrichten, was davon für Sie sinnvoll ist.

Was dürfen wir ihm zum Lernen geben?

Je mehr er kennt, desto mehr Fragen beantwortet er selbst. Die Unterlagen können Sie später im Kundencenter hochladen – jetzt genügt das Ankreuzen.

Nur nötig, wenn der Agent Termine vereinbaren soll. Das Eintragen in Ihren Kalender gehört zu Pro.

Falls die Gesprächsergebnisse dort landen sollen. Nennen Sie sie ruhig – die Anbindung gehört zu Pro.

Wohin sollen die Gesprächsnotizen gehen? *

Nach jedem Anruf erstellt der Agent eine Notiz mit allem Wichtigen. Zu jedem gewählten Weg fragen wir gleich die Adresse ab. E-Mail und SMS sind immer dabei.

Zum Beispiel bei einem Heizungsausfall im Winter oder einem Wasserschaden. Der Agent stellt dann sofort durch.

Sollen Gespräche mitgeschnitten werden?

Ein Transkript ist die Mitschrift des Gesprächs als Text – das reicht in fast allen Fällen und ist rechtlich unkompliziert. Ein Audio-Mitschnitt braucht eine Ansage am Anfang und die Zustimmung des Anrufers.

06 · Start & Datenschutz

Fast geschafft.

Nur noch die Frage, wann es losgehen soll.

Ein Wunschtermin, kein Versprechen – wir sagen Ihnen ehrlich, was machbar ist.

Brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ein AVV regelt schriftlich, wie wir mit Daten Ihrer Anrufer umgehen. Für Praxen, Kanzleien und öffentliche Auftraggeber meist Pflicht – wir stellen ihn kostenlos aus.

Alles, was oben keinen Platz hatte. Auch Zweifel und offene Fragen sind hier willkommen.

Einwilligung *
Zugang zum Kundencenter